06/01/2023

Mudança no ressarcimento das despesas

TECNOLOGIA | Cerca de 160 pessoas utilizam o sistema de ressarcimento de despesas que desde o mês passado, é realizado por meio do app RKM ou pela web dependendo do sistema operacional do celular

Praticidade, segurança e melhor gestão de tempo. Essas são algumas das vantagens para os funcionários da Cooperativa Dália Alimentos que obtém ressarcimento por quilômetros rodados para o trabalho. Isso porque desde o dia 26 de novembro, a cooperativa lançou o aplicativo (app) RKM Dália para registro dos relatórios mensais de quilometragem percorrida e despesas como pedágio e refeições.

Dessa forma, são eliminados formulários e documentos como notas fiscais físicas, substituídas pelo processo de registro e arquivo digitais, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

A equipe responsável pela iniciativa de digitalizar o relatório é o Grupo de Controle de Qualidade (GCQ) vinculado a Pessoas, Ideias, Processos e Atitudes (PIPA), que é composto por Cristiane Luersen, Marco Soga, Paula Petry, Fabio Marchetto e Gabriele Danieli, supervisionado por Sandra Lucca e Luis Wendt.

Conforme a PIPA, a demanda surgiu após vigorar a LGPD, onde o GCQ buscou desburocratizar e modernizar esse processo que poderia ser informatizado. “Com o aplicativo, é cumprida a LGPD mantendo segurança dos dados e agilizando o fluxo de informações”, afirma Cristiane.

Dessa forma, o formulário preenchido mensalmente que era impresso e entregue ao setor pessoal, agora passa a ser via aplicativo. “O ressarcimento de despesas de viagem era realizado através de comprovantes físicos de refeições, pedágios e apólice de seguro”, relata Cristiane. Ela explica que estes documentos passavam por diversas pessoas e setores da empresa, para aprovações, até a realização do seu pagamento. No entanto, com o app, ainda será necessário passar pelo gerente/supervisor da divisão/setor, pelo RH, contabilidade e financeiro, mas agora com tudo digitalizado.

Aplicativo

Após baixar o app na loja de app’s do celular, o acesso deverá ser feito com o CPF e cadastro de senha, lembrando que ele não é compatível com o sistema operacional IOS e por isso, para estes usuários, foi criado a possibilidade de lançamento das despesas pela web. Para registrar as despesas diárias que são pagas mensamente, é importante que os usuários mantenham atualizado o e-mail e número do telefone no setor pessoal, pois a conferência dos dados, realizada pelo aplicativo é conforme o cadastro de cada funcionário.

Além disso, a apólice de seguro do veículo deve estar atualizada para permitir lançamentos, lembrando que o carro utilizado deve possuir seguro vigente. É possível atualizar a apólice no app pelo próprio usuário, antes do seu vencimento.

Vantagens

Entre as principais vantagens para o usuário estão a agilidade no processo do ressarcimento e segurança nos seus dados. Luersen pondera que em relação aos setores envolvidos, deve ajudar por eliminar a grande quantidade de documentos físicos, centralizando todo o processo apenas em um lugar e, principalmente, respeitando a LGPD.

Lançamentos

Para os lançamentos em relação ao ressarcimento mensal, o mês de competência segue do dia 26 até o dia 25.  “Quando o usuário fizer o fechamento do mês, o processo seguirá fluxo de autorizações até a realização do pagamento. Assim, o gerente da área recebe e-mail para autorizar, em seguida, o setor pessoal para conferencia dos dados”, relata Luersen.

Caso algumas destas etapas não forem aprovadas, retorna uma mensagem ao usuário para refazer o processo. “Em caso positivo, segue para o setor de contabilidade para realizar o lançamento dos dados e finalizar o processo no setor financeiro”.

Legenda: Felipe (39) com a esposa Juliane (36) e Isabela Mezacasa de apenas 9 anos de idade

Fotos: Créditos/Kástenes Casali

Assessoria de Imprensa Cooperativa Dália Alimentos

Jornalista Kástenes Casali

Sistema de ressarcimento

   Atualmente, são cerca de 160 pessoas que utilizam esse sistema, parte das quais ainda preenchiam o documento de próprio punho. “No modelo anterior, o controle ainda era feito de forma manual, mesmo quando passamos a utilizar o formulário em planilhas, muitos ainda realizam o preenchimento manual”, comenta.

Mudança

   Por fim, ela diz que os reflexos dessa mudança podem requerer alguns ajustes, mas apenas durante o mês de janeiro os setores envolvidos poderão perceber as respectivas demandas. “Após um mês, com todos migrando os dados para o app, teremos uma noção das melhorias, no que se refere à agilidade, controles e até problemas e dificuldades encontradas. No entanto, sabemos que todo o pessoal da Assistência Técnica já iniciou o cadastramento do aplicativo, e até o momento trabalhamos esclarecendo dúvidas”.

Legenda: O RKM Dália é um app para registro dos relatórios mensais de quilometragem percorrida e despesas como pedágio e refeições.

Fotos: Créditos/Kástenes Casali

Assessoria de Imprensa Cooperativa Dália Alimentos

Jornalista Kástenes Casali